本周为大家带来《信息美学家》的第21期每天都在用的知识库原来还能这么玩01 前言也许大家在做自己的知识库时会遇到这样的问题文档越攒越多但它们始终是散的。整个知识库看起来像一盘散沙而不是一个能相互联系的整体。对自己来说整理起来无从下手不知道该怎么把这些零散的文档串成结构对别人来说进了知识库也很难抓住重点看不懂整体的脉络找不到自己想关注的内容到底藏在哪里。这一期我们就来拆解知识库整理的四大法则看看如何把自己的知识库从一堆分离的文档变成一个能够相互联系的整体。02 四大法则抄作业一般来说知识库混乱大部分情况下是因为文档之间缺少清晰的组织方式。接下来我们就按照「搭结构—做识别—控层级—补路径」的顺序介绍四条整理知识库的法则。1两级目录法则目录的组织直接影响着知识库的结构我们的第一件事是先把地基打好用两级目录把知识库切成读者能一眼看懂的区块。具体来说一级目录管大类二级目录管细分。① 一级目录大类划分一级目录代表知识库的核心模块建议控制在8-15 个以内。为什么是这个数人脑的认知带宽是有限的一旦数量太多大家就会不自觉忽略掉过多的信息也就无法聚焦到重点上了一级目录也就失去了分区的意义。以下两个范例供大家参考② 二级目录细分主题二级目录是一级目录下的细分每个一级目录下建议控制在10 个左右。这个范围不是硬性规定核心是让读者打开某个一级目录时能够快速扫清里面的主要主题。如果二级目录明显过多说明这个一级目录可能还需要进一步拆分或者其中有些内容应该被合并。来看下面的示例目录解决了内容应该放在哪里的问题但当目录数量增加后读者还需要在展开列表时快速识别不同分区。接下来就用图标给目录增加一层视觉标记。2图标分级法则图标能够有效地帮助知识库的目录结构变得一目了然。可以理解为这个图标给每一条目录加了一个视觉锚点读者不需要读完文字看一眼图标就知道这是哪一类。接下来我们来看看图标在一个目录里面是怎么被使用的① 一级目录用 Emoji一级目录可以考虑使用Emoji比如 个人说明书 穿越周期 设计相关 工具相关 模板相关除此之外一级目录还可以考虑先分类把一级目录分成几组每组包含24个一级目录。这相当于把多个一级目录简化为几组数量更少读者的认知负担也更小。分类完后给同一个分类里的一级目录设置同种图标即可。整体效果如下② 二级目录用颜色图标对于二级目录我们可以用知识库自带的颜色图标来进行设置。做法很简单一组一个颜色。比如工具区下面的二级目录全用蓝色方块模板区下面的全用黄色方块。同一组颜色一样换一组就换个颜色。这样目录展开很快就知道自己现在在哪一区也不会把两组看串。图标一列排下来颜色齐齐整整读者省力我们自己看着也舒服。下面给大家看些示例图标解决的是看得快读者展开目录后可以迅速分辨出自己正在浏览哪个区域。但如果目录本身一层套一层即使颜色和图标都很清楚读者依然可能在层层嵌套中迷路。所以在提高识别效率之后还需要进一步控制目录的层级深度。3结构打平法则前面说到的「两级目录」指的是知识库最主要的导航骨架并不代表所有内容只能有两层。实际整理时知识库可以保留少量第三、第四级内容但如果所有分类都不断向下嵌套读者就会很难找到真正重要的文档。一般来说目录层级最好控制在 34 级以内。层级越深重要内容越容易被藏起来读者也越难判断自己当前所处的位置。而打平结构就是把纵向的层级关系改成横向的。比如一篇文档明明在知识库里但藏在第六层读者除非直接搜索否则很难碰到它。错误示例层级过深 ❌知识库 └─ 学习笔记 └─ 产品设计 └─ 用户研究 └─ 访谈方法 └─ 深度访谈 └─ 访谈技巧正确示例结构打平 ✅知识库 ├─ 产品设计 │ ├─ 用户研究 │ ├─ 原型设计 │ ├─ 交互规范 │ └─ 需求排期 └─ 访谈方法 ├─ 访谈准备 ├─ 深度访谈 ├─ 访谈技巧 └─ 记录与复盘用一张图来直观地看下对比这样打平结构后带来的好处是查找更快速结构更清晰维护更简单4位置索引法则结构打平之后文档会更容易被找到但找到不等于看得懂。读者还需要知道当前文档和其他内容之间是什么关系才能继续往下阅读。因此最后一条法则要解决的是知识库的阅读路径让每篇文档都知道自己在整体中的位置。位置索引可以分成两层。第一层是在单篇文档开头交代它在知识体系中的位置属于什么主题、前置阅读是什么、后续延伸是什么。这样读者打开一篇文档后就能快速理解它和其他内容的关系。写清属于什么主题读者就知道自己落在哪一区给出前置阅读读者发现读不懂的时候有地方可向前追溯给出后续延伸读者读完可以进一步深化学习。比如在最开始的前言预知整个文档有什么内容第二层是在知识库入口设置一个索引页为不同类型的读者提供阅读路径。第一层解决「这篇文档是什么」第二层解决「我接下来该看什么」。下面我们来参考之前「玩转飞书课程」知识库的做法。比如这一篇场景索引清单针对不同的场景去索引知识库里的文档建立起一个更清晰的阅读路径。这一篇「角色索引清单」则是根据不同的角色索引了需求针对性最强的相关文档并根据个人使用者、企业管理者等维度来进行排序。03 不同工具里的落地方式前面的四条法则分别解决了知识库的结构、识别、层级和阅读路径问题。它们并不依赖某一个具体工具在所有知识库工具都适用。无论是飞书知识库、Notion、Confluence还是 AI 生成的内容都可以按照同样的思路进行整理。飞书知识库 / Confluence / 团队 Wiki多人协作场景下很容易出现文档散落的问题。比如每个人都习惯先把文档丢进根目录说「回头再整理」然后就没有回头了。这种情况下可以优先落实两级目录并约定新文档应该放入哪个分区。Notion WorkspaceNotion天生鼓励层层嵌套页面一个页面里可以再开无数子页面所以最容易掉进层级过深的坑。使用Notion时可以优先应用结构打平法则避免重要内容藏在多层子页面里。AI 生成的内容现在很多人用AI批量生成文档产出速度远远快过整理速度混乱程度也就跟着上去了。生成文档时可以顺手让AI在开头补一段上下文说明它属于哪个主题、适合和哪些内容一起阅读后续整理起来会更清晰。04 结束语恭喜你学完了今日份知识库的信息美学逻辑现在大家可以去过一遍自己的知识库实践一下啦。在今天的文章中目的是让知识库有一个能把文档真正组织起来的结构帮助落单的文档能重新接回整体里而不是几百篇挤在同一个知识库里各干各的。以前维护知识库这些事得从一开始就注意攒得越多越难回头收拾。但现在我们有了AI所以你也可以直接把这篇文章发给你的Agent让它把这四条法则学一遍再去帮你优化和整理现有的知识库让信息更容易被看见、理解、记住和行动从给每一篇文档找到它的位置开始。以上就是本期的全部内容我们下期见